会計管理に関する細則

2010年5月22日改訂

第1章 総則

第1条(目的)
本細則は早稲田応用化学会(以下「本会」と称す)の会計管理について定め、以って本会の会計が健全に維持されることを目的とする。

第2章 会費

第2条(会費)
早稲田応用化学会会則(以下「会則」と称す)第4条に規定する会員は総会の議を経て決定する次の会費を納入しなければならない。
     正会員、有志会員:年額3,000円
               (ただし、銀行自動引き落としの場合は年額2,850円)
     学生会員:年額1,500円
     特別会員:年額30,000円
   なお、会則第39条の規定に基づき対象者は会費の免除を受けることができる。

第3章 予算

第3条(予算申請)
  1. 予算を必要とする部署は必要とする予算を様式1「  年度早稲田応用化学会予算申請書」を以って事務局に提出する。なお、予算申請者は業務担当理事、各委員会委員長、支部長とする。
  2. 事務局は予算申請書を取り纏め、予算案作成のための資料として会計理事に提出する。
  3. 会計理事は必要に応じ申請者より申請内容について聴取するなどして、予算案を作成する。
  4. 予算申請は毎年度末に行う。なお、原則的には年度中緊急に発生した支出は認めないが、万止むを得ない場合には申請を認めるものとする。ただし、この場合第4条に規定する役員会は電子メールなどによる審議も可とし、また第5条規定の承認は各役員の合意を得た後会長がするものとする。
第4条(予算案の提案)
  1. 会計理事は予算案を役員会に提案し審議を経て、総会に提案する予算案を作成する。
  2. 予算案として役員会に提出する資料は「xxxx年度予算案」(参考:様式例4)および前年度期末の「貸借対照表」(参考:様式例3)とする。
第5条(予算の審議・承認)
会計理事は役員会で承認された予算案を総会に提案し審議を経て、承認を受ける。ただし、4月1日より総会にて予算が承認されるまでの間は人件費、交通費、会議費、事務用品費等応用化学会の運営上支障が出るものの支出に限り実施してよいものとする。
 なお、上記以外の緊急に発生した支出は認めないが、万止むを得ない場合は第3条第4項の規定を適用する。

第4章 予算の執行

第6条(予算執行)
承認された予算を執行する際の請求者は当該予算を請求した部署とする。
第7条 (予算執行の承認)
第6条の予算執行の請求に対し会計理事は検討の上、承認を与える。ただし、1件300,000円未満のものについてはこの承認を必要とはしない。
第8条(収支補填準備金、または運営資金よりの立替)
予算上想定した収入に遅れが生じ支出に支障が発生した場合、あるいは収入が支出を下回ると予測されるなどの場合、第3条第4項の手続きを経て収支補填準備金を使用する。なお、収支補填準備金が不足する場合運営資金を使用する。
第9条(予備費の使用)
予算額に不足が生じた場合は、第3条第4項の手続きを経てあらかじめ予算計上された予備費を充当する。予備費が不足する場合は収支補填準備金を、収支補填準備金が不足する場合は、運営資金より補填する。なお、ここで言う予算額とは一予算申請者の申請予算総額を指す。

第5章 予算管理

第10条(予算の管理)
  1. 事務局は収支が発生した都度その内容に応じ、科目(購入品名など)および金額を予算区分ごとに現金出納帳および預・貯金出し入れ帳の双方または何れかに記載する。
  2. 予算を執行した部署はその代金の支払が完了した時点で、領収書を添え事務局に報告する。ただし、領収書が直接事務局に提出された場合は、報告のみとする。事務局は領収書を7年間保管する。
  3. 事務局は、四半期ごとに預金残高と現金との残高が現金出納帳と預・貯金出し入れ帳との残高と一致していることを確認の上、予算区分ごとの執行状況を纏め、翌月の10日までに速報的に役員、各委員会委員長、支部長に報告する。

第6章 決算

第11条(決算案作成のための資料の作成)
  1. 年度が終了した時点で監事の監査を受ける。
  2. 決算案は会計理事が作成し、役員会に提案し審議を経て、総会に提案する決算案を作成する。
  3. 決算案として役員会に提出する資料は「xxxx年度収支決算表」(参考:様式例1)、増減明細表(参考:様式例2)および当該年度期末の「貸借対照表」(参考:様式例3)とする。
第12条(収支補填準備金)
決算の際、収入が支出を上回った場合、収支補填準備金として決算し、その額を貸借対照表に記載する。収入が支出を下回った場合は、前年度までの収支補填準備金より補填する。なお、収支補填準備金が不足する場合運営資金より補填する。
第13条(決算案の審議・承認)
会計理事は役員会で承認された決算案を総会に提案し審議を経て、承認を受ける。

第7章 資産管理

第14条(資産管理台帳)
本会の所有する資産を管理するため様式2「早稲田応用化学会資産管理台帳」(以下「資産管理台帳」と称す)を作成する。事務局は資産入手の都度、資産管理台帳へ登録することとし、資産管理台帳に記載する資産は寄贈品を含め、有形、無形を問わず原則20,000円以上のものとする。

第8章 官庁への届け出

第15条(官庁への届け出)
源泉徴収税の支払、当会の会長および事務局長の氏名などの必要な届け出は事務局が担当し、会長、庶務理事、会計理事の承認を得て新宿税務署に届け出る。

沿革

制 定:2005年11月17日
改 訂:2006年5月22日 特別会員会費の制定、資産管理台帳の作成
    2008年5月27日 組織変更に伴う改定
    2008年8月26日 組織変更に伴う改定
    2010年5月22日 

第8条収入に遅れた場合の対処方法の変更、第9条予備費の使用に関する承認方法の変更及び予備費に不足が生じた場合の対処方法の制定。収支補填準備金を設けることにより新たに第12条を設け、それ以降の条は1条ずつ繰り下げ。

(様式例 略)